IAG GAMES 2015 – EL OTRO MAKING OFF DE UN EVENTO

EL OTRO MAKING OFF DE UN EVENTO

La ITU (International Telecommunication Union), agencia interna de la ONU, decidió asignarle a Always Grupo la organización de los 42º Juegos Inter Agencia (AIG), en la Costa Daurada (Tarragona), gracias al proyecto que superó a toda su competencia.

Y a partir de ahí empieza todo. Pues no, ahí no empieza todo. Efectivamente, todo empieza muchos meses antes, cuando Always Group conoce que la compañía puede participar en la candidatura de esta edición de los IAG.
El principio del principio

Al igual que en una película para organizar un evento hay muchas horas de trabajo que no se ven. Mucha dedicación que va más allá del rodaje final o en nuestro caso, del trabajo los días del evento y eso es algo que el cliente pocas veces conoce porque raramente lo enseñan en el famoso “making off de lo que ocurre en el backstage”.

En primer lugar hay que decidir si se quiere o no participar. Aunque parezca lo contrario, esa decisión no se improvisa, ni se toma a la ligera. En cualquier proyecto de esta envergadura la primera decisión la tiene la dirección general, que valora criterios como la capacidad de innovar, la idoneidad del proyecto con respecto a los objetivos de la compañía, el crecimiento de la imagen de la marca y, por supuesto, la rentabilidad.

Objetivos claros, equipo adecuado

A partir del momento que se acuerda la idoneidad del proyecto se estructura y dimensiona la oferta. No se deja nada a la improvisación.

Aunque Always Group partía en este caso con la experiencia de haber organizado hace dos años los 40º Juegos y de tener la experiencia de 15 años organizando eventos, era un proyecto nuevo y por tanto necesita de un planteamiento nuevo.

Para gestar un proyecto ganador, lo primero es elegir un liderazgo ganador. Se asigna un Project Director, responsable de: conformar un Equipo Ganador con perfiles específicos: estrategia, creatividad, producers y atención al cliente.

Se crea un Master Schedule donde se configuran los objetivos, el calendario, las acciones, los responsables y los roles. Y se inicia el proyecto que, sin duda será ganador.

Un proceso que plantea las primeras etapas: ¿Qué objetivos tiene el cliente? ¿Qué espera de nosotros y qué puede pueden ofrecer otros? ¿Cómo sorprenderle y ofrecerle algo que no espera? ¿Cuáles son los frenos que nos vamos a encontrar?, etc. En definitiva, el primer brainstorming de objetivos.

Y luego…luego ya interviene ese talento que rige cualquier proyecto de Always y que, evidentemente, como los buenos magos si quieres ver cómo es el truco tendrás que venir a ver el espectáculo.